In einem Datenpflegekonzept sollte die Zuständigkeiten und Arbeitsabläufe festgelegt werden und deren reibungslose Koordination gewährleisten, so dass die fortlaufenden Aktualisierungen und die Datensicherungen funktionieren. Dies alles ist im besonderen Maße von den Eigenschaften und Funktionalitäten der eingesetzten Baumkatastersoftware abhängig.
Die Datenpflege kann u.a. folgende Arbeitsschritte umfassen:
- Anlage neuer Datensätze bei Neupflanzungen
- Einarbeitung von Kontrollergebnissen und Änderungen
- Dokumentation der durchgeführten Maßnahmen
- Übernahme der Daten von gefällten Bäumen in das Archiv und Löschung der Datensätze aus dem Baumkataster
Klare und eindeutige Regelungen in der Zuständigkeit sind ggf. differenziert nach der Verantwortung für einen Datenbestand und für die Anlage neuer Datensätze sowie die Aktualisierung von bestimmten Datenfeldern zu treffen. Dies sollte von der Software durch Zugriffsrechtsregelungen unterstützt werden.
Inwieweit Dateneingabe und Datenaktualisierung zentralisiert von einer Stelle oder dezentral in den Pflegebetrieben vorgenommen werden, hängt oft von den vorhandenen IuK-Regelungen ab.
Grundsätzlich sind folgende Aspekte zu berücksichtigen, wenn es um die Verteilung von Zuständigkeiten geht:
- EDV-technische Kompetenz der Mitarbeiter
- Übersichtlichkeit und Eindeutigkeit der Zuständigkeitsregelung
- erforderlicher Aufwand für die Mitarbeiterschulung
- erforderlicher Arbeitsaufwand für die Ausweitung der Aufgaben des Betriebes auf die digitale Datenerfassung
- fachliche Vorgaben für die Organisation des Informationsflusses
- Akzeptanz des Baumkatasters durch die Anwender
- Zugriffsrechte: Vergabe von Lese- und Schreibrechten in der Datenbank, ggf. streng aufgabenorientierte Zuteilung von Schreibrechten
- Archivierungsmethoden und Sicherheitskonzept (Datensicherung)
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